ЭЛАР Электронный архив ЗАГС

Подсистема «Электронный архив» (ПС ЭА) предназначена для создания, долговременного и надежного хранения электронных архивных документов и их реквизитов и предоставления доступа к сервисам и информационным ресурсам ЭА. Возможности системы

ПС ЭА позволяет обеспечить выполнение следующих задач:

1. Обеспечения ретроспективного ввода архивных документов: управления программно-аппаратным комплексом сканирования; индексирования архивных документов; редактирования электронных карточек документов; загрузки массивов электронных документов из внешних систем (или подготовленных сторонними организациями), ретроспективный ввод.

2. Предоставления средств администрирования и управления доступом: регистрации и управления правами доступа пользователей; предоставления доступа к сервисам и информационным ресурсам; регистрации всех операций пользователей, производимых с архивным документом; ведения журналов информационного обмена и доступа.

3. Обеспечения долговременного и надежного хранения электронных архивных документов и их реквизитов: долговременного хранения информации на энергонезависимых носителях без возможности ее изменения или удаления; хранения индексной информации с возможностью ее коррекции; хранения электронных образов бумажных; резервного копирования информации и её восстановления; управляемого сохранения информации на различные физических носителях, находящихся в одном или разных физических устройствах хранения; перезаписи (копирования) документов архива на новые носители с контролем целостности информации.

4. Взаимодействие с подсистемами электронного документооборота и регистрации актов гражданского состояния.

Описание структуры системы

ПС ЭА представляет собой подсистему, состоящую из компонентов выполняющих следующие комплексные задачи:

Ретроспективный ввод

Создание электронных копий документов по актам гражданского состояния за период с 1918 года по 1994 год: сканирование бумажных документов, верификация, индексирование и запись электронных копий документов на носители; создание описаний и разработка соответствующих форм поиска и индексирования и подключение разработанных форм и описаний к программному обеспечению ЭЛАР САПЕРИОН; загрузка электронных копий документов с носителей в хранилище ПС ЭА.

Предлагается провести сканирование части документов непосредственно на территории заказчика, но основная масса документов будет обрабатываться в производственных центрах Корпорации «Электронный Архив». Сканирование будет проводиться методом залпового ввода, будет включать мероприятия по соблюдению сохранности первоначальной структуры исходных документов.

После выполнения сканирования предлагается провести ретроспективную конверсию (т.е. создать поисковые атрибуты документов в виде базы данных) на производственной базе корпорации «Электронный Архив». При этом Корпорация обеспечивает комплекс мер по сохранению конфиденциальности информации Заказчика.

Текущий ввод

Процесс «Текущий ввод» включает в себя следующую последовательность действий: Подготовка и сканирование документов; Ввод документов в ПС ЭА.

Используемые специализированные устройства:

К специализированным устройствам относятся промышленные сканеры для создания графических образов бумажных документов. В зависимости от типов документов, предполагаемых объемов обработки и требований к технологии сканирования возможно применение различных типов сканеров.

Хранение документов

Долговременное хранение произвольного числа версий документа на энергонезависимых носителях без возможности несанкционированного копирования, изменения или уничтожения;

• Загрузку и получение данных из внешних подсистем;
• Выгрузку измененных данных во внешние подсистемы;
• Управляемое сохранение всей индексной и служебной информации;
• Информационный обмен в рамках АИС ЗАГС.

Обработка документов

• Поиск электронных документов;
• Корректировка индексной информации;
• Создание произвольного числа версий документа;
• Информационный обмен в рамках АИС ЗАГС.

Безопасность информации

Соответствие применяемых решений требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», наличие сертификатов соответствия требованиям защиты информации. (АС класса 1Г, ИСПДн класса К1);

• Исключение несанкционированного доступа к документам;

• Регистрация всех действий пользователей по отношению к документам, хранящимся в электронном архиве;

• Гарантированная защита, как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов электронного архива;

• Строго регламентированный многопользовательский доступ к документам, а также к отдельным страницам, частям страниц или полям.

В рамках системы также решаются задачи администрирования, управления доступом и взаимодействия с внешними подсистемами.